Cosa è e come funziona la Posta Elettronica Certificata?

La Posta Elettronica Certificata è un particolare servizio di posta elettronica, introdotto con il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3), che consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge.

Tale servizio, che deve rispondere a determinate regole tecniche fissate dal predetto D.P.R. e successive norme, può essere fornito esclusivamente da gestori accreditati presso l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) pubblicati su apposito elenco.

E’ quindi il gestore che “certifica” i passaggi eseguiti dal messaggio che si vuole trasmettere, ma vediamo come:

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quando si invia una email PEC il messaggio⁽¹⁾ del mittente viene inserito, a cura del proprio gestore PEC, all’interno di una “busta di trasporto”⁽²⁾ firmata digitalmente e recapitata al gestore PEC del destinatario che avrà poi il compito di renderla disponibile all’utente finale⁽⁵⁾.
Se queste operazioni vanno a buon fine, al mittente vengono inviate:

• una RICEVUTA DI ACCETTAZIONE⁽³⁾ a cura del gestore PEC del mittente (che attesta l’avvenuto invio della email da parte del gestore PEC)

• una RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA⁽⁴⁾ a cura del gestore PEC del destinatario (che attesta che l’email è stata correttamente ricevuta dal gestore PEC del destinatario)

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E’ quest’ultima “RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA” che costituisce la prova legale – equivalente all’avviso di ricevimento (ricevuta di ritorno) – della posta raccomandata e che, quindi, sancisce l’avvenuta notificazione dell’atto.
Se invece si verifica qualche anomalia, il gestore PEC informa il mittente che non è stato possibile consegnare il messaggio.
Tutte le operazioni vengono in ogni caso “tracciate” elettronicamente ed i relativi dati, anch’essi aventi valore legale, restano disponibili presso i gestori PEC per un periodo di 30 mesi.

PER AVERE VALIDITA’ LEGALE PERO’, LA TRASMISSIONE DEL MESSAGGIO DEVE NECESSARIAMENTE AVVENIRE TRA DUE INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA: UN INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA ORDINARIA, NON AVENDO I REQUISITI TECNICI DELLA PEC, NON E’ IN GRADO DI FORNIRE UNA VALIDA RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA!

Dal punto di vista dell’utilizzatore, una casella PEC non si differenzia molto da una casella di posta elettronica normale in quanto ciò che cambia è solo il sistema di comunicazione sul quale essa si basa: l’utente destinatario però non visualizza direttamente l’email del mittente, ma un messaggio “busta” generato dal gestore PEC del mittente, contenente due allegati: la email “originale” del mittente con i relativi allegati ed un altro file contenente la “segnatura informatica”.

Come si invia la convocazione dell’assemblea?

La comunicazione tra amministratore e condòmino – nel suo più ampio significato – è una delle cose fondamentali del rapporto professionale, tuttavia, per alcuni particolari tipi di comunicazione c’è la necessità, stabilita per legge, di utilizzare specifiche forme di trasmissione che assicurino legalmente il recapito dell’informazione al destinatario, in quanto è necessario che egli ne possa prendere cognizione nei tempi previsti.

É questo il caso dell’avviso di convocazione dell’assemblea (art. 66 disp. att. Codice Civile) che essendo un atto unilaterale di tipo recettizio (art. 1334 Codice Civile), produce effetto legale dal momento in cui la persona alla quale è destinato ne ha conoscenza, cosa che deve avvenire con le modalità ed entro i termini previsti dalla legge.

Il metodo più diffuso per l’invio della convocazione dell’assemblea di condominio, oltre alla consegna di persona (che può effettuarsi in alcuni casi solo grazie alla disponibilità di uno o più condòmini), all’invio via fax (apparecchio che non tutti posseggono e che peraltro è ormai destinato all’obsolescenza), è l’utilizzo della posta raccomandata, ma la legge prevede anche l’utilizzo della posta elettronica certificata (P.E.C.), che avendo lo stesso valore legale della posta raccomandata con avviso di ricevimento, fornisce al mittente piena prova di avvenuta consegna al destinatario.

La normale posta elettronica ordinaria invece, che in linea di principio potrebbe essere parimenti utilizzata, non è tuttavia considerata legalmente valida per le notificazioni in quanto il sistema di gestione non fornisce prova dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario, cosa indispensabile allorché dovessero insorgere contestazioni in merito all’effettiva ricezione della comunicazione.

Perchè è conveniente utilizzare la PEC ?

Analizziamo con attenzione le due metodologie di invio di comunicazioni:

POSTA RACCOMANDATA TRADIZIONALE (semplice o con avviso di ricevimento)

Ogni volta che inviamo a qualcuno una raccomandata tradizionale cartacea affidiamo il plico ad un’azienda di recapito postale.

Passano alcuni giorni… ed avviene la consegna, oppure, trascorsi 10 giorni dal tentativo di consegna, l’azienda fornirà al mittente, una comunicazione di compiuta giacenza.
Qualora la tipologia di raccomandata sia con avviso di ricevimento, ad avvenuta consegna l’azienda di recapito fornirà al mittente anche una ricevuta di ritorno (sempre cartacea): in tutti i casi la consegna del plico al destinatario si intende legalmente eseguita.

Il destinatario per sapere di aver ricevuto una raccomandata però, deve trovarsi in casa o quantomeno deve passarci: nessuno lo avverte che ha della posta nella buca delle lettere.

E poi… ma cosa contiene la busta?  E’ vero… il mittente potrà anche avere – come prova legale di consegna – la ricevuta di ritorno… sì… ma chi può dire, con assoluta certezza, quale documento egli aveva realmente inserito nel plico prima di inviarlo?

E in ultimo: tutto questo servizio ha ogni volta un costo, che peraltro varia anche in funzione del peso del plico e nel bilancio condominiale tale spesa viene addebitata al condòmino destinatario.

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Utilizzando la PEC invece, il mittente, stando comodamente seduto davanti al suo computer o smartphone connesso alla rete Internet, può inviare qualsiasi tipo di documento ad un altro destinatario provvisto di PEC ed ottenere una ricevuta di avvenuta consegna, legalmente equivalente alla tradizionale ricevuta di ritorno della raccomandata cartacea, in un tempo pressoché immediato, azzerando quindi le tradizionali attese postali.

Il destinatario non è costretto a stare in casa per prendere visione della posta, ma può consultare la propria casella PEC da qualsiasi computer o smartphone connesso alla rete Internet ed inoltre, nel caso si dimentichi di controllare la propria PEC ha la possibilità di attivare una funzione che automaticamente lo avviserà su altri canali (email ordinarie consultate costantemente o SMS) dell’arrivo di una comunicazione PEC.

In più il mittente può attivare una funzionalità che permette di ottenere una ricevuta di consegna “completa” (e cioè contenente anche una copia esatta, firmata digitalmente dal proprio gestore PEC, del messaggio spedito), così da poter avere indiscutibile prova legale del contenuto del messaggio ricevuto dal destinatario.

E tutto questo quanto costa ?

L’acquisto di una casella PEC ha un costo annuale che è quanto l’invio di una sola raccomandata tradizionale, ma è viceversa possibile inviare e ricevere un numero illimitato di email certificate.

L’uso della casella PEC è assolutamente personale pertanto il suo utilizzo, oltre a determinare il totale azzeramento delle spese postali personali nel bilancio condominiale, permette il risparmio di qualsiasi spesa postale eventualmente necessaria per comunicare con le Pubbliche Amministrazioni, le società, le ditte individuali ed i professionisti iscritti in albi o elenchi istituiti con legge dello Stato, in quanto l’art. 16 del DECRETO-LEGGE 29 novembre 2008, n. 185  (convertito con modificazioni dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2) ha stabilito l’obbligo, per tali soggetti, di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata per le comunicazioni.

Il nostro indirizzo PEC è: studiohabito@pec.studiohabito.it

Invitiamo altresì i condòmini ancora sprovvisti di indirizzo PEC ad attivare una casella di Posta Elettronica Certificata personale, restando a disposizione per eventuale assistenza, anche di carattere tecnico.